Via formulieren op de website ontvangt Partners voor Jeugd (PvJ) veel persoonlijke gegevens. Belangrijk om dat op een veilige manier te verwerken, zonder een onwerkbaar ingewikkeld protocol. Praktisch werken en tegelijkertijd voldoen aan de richtlijnen op het gebied van privacy: dat kan.

De vraag

Een verhuizing van de websites van Partners voor Jeugd (PvJ) was aanleiding om ook de online formulieren onder de loep te nemen. Voldeed alles aan de laatste privacy-regels? Via de digitale formulieren komen bijvoorbeeld aanmeldingen voor pleegzorg binnen, of aanvragen voor opvoedingsondersteuning, aanvragen vol persoonsgegevens. Alle reden om privacy serieus te nemen, en vooral te voorkomen dat gegevens via e-mail worden verstuurd. Hoe kan PvJ veilig, maar ook klantvriendelijk en praktisch werken?

Onze aanpak

Informatie uit de online formulieren op de website kan niet zonder meer worden gemaild naar personen of afdelingen, dat is niet veilig. Hoe moet het dan? Na een inventarisatie van de wensen komt ICATT met een praktische oplossing: de gegevens uit elke aanvraag komen in een backoffice-systeem. Die systemen zijn alleen te bereiken na een inlog met twee factor authenticatie. Behandelaars missen geen aanvragen, want een mailtje laat ze weten dat er een nieuwe informatie in het systeem staat. In die mail staan geen persoonsgegevens, dus dat is helemaal veilig.

Resultaat

De nieuwe webformulieren zijn honderd procent veilig: persoonsgegevens worden niet via e-mail gestuurd, maar worden direct in een backoffice-systeem gezet. PvJ voldoet in één klap aan de privacy-richtlijnen.